1 Einführung

DJ Cataclysm – DJ-CRM ist ein lokales Booking- und Kontakt-CRM für mobile DJs und Musiker. Es bündelt alles, was rund um Buchungen anfällt: eine Booking-Pipeline, einen Kalender, die Kontaktverwaltung, Rechnungen und Angebote, Verträge, Tech-Rider und Setlists – an einem Ort und komplett offline.

1.1 Leitgedanke: die „nächste Aktion"

DJ-CRM folgt dem OnePageCRM-Prinzip: Zu jedem Gig, jedem Kontakt und jeder Rechnung gehört genau ein klarer nächster Schritt – optional mit Fälligkeitsdatum. So weißt du jederzeit, was als Nächstes zu tun ist, statt Aufgaben in Notizen zu verlieren.

1.2 Lokal und privat

Alle Daten bleiben auf deinem Rechner (SQLite-Datenbank). Es gibt keinen Server-Zwang und kein Abo.
Ein optionales, verschlüsseltes Cloud-Backup ist möglich, aber freiwillig.
Die App ist zweisprachig (Deutsch / Englisch) und startet im Dark-Mode; ein heller Modus ist umschaltbar.

2 Installation und erster Start

2.1 macOS

DMG-Datei öffnen und die App DJ-CRM in den Programme-Ordner ziehen.
Beim ersten Start ggf. Rechtsklick auf die App und „Öffnen" wählen, falls eine Gatekeeper-Warnung erscheint.

2.2 Windows

ZIP-Datei vollständig entpacken (alle Dateien im selben Ordner belassen).
DJ-CRM.exe starten.

2.3 Sprache und Erscheinungsbild

Die Sprache (DE/EN) stellst du oben rechts in der Topbar über das Sprach-Menü um. Ein Sprachwechsel wird nach einem Neustart der App wirksam. Den Dark-/Light-Modus schaltest du über das Sonnen-Symbol in der Topbar um.

Tipp: Deine Daten liegen unter macOS in „~/Library/Application Support/DJ-CRM", unter Windows in „%APPDATA%\DJ-CRM". Dort findest du auch die Datenbank, Backups und erzeugte PDFs.

3 Überblick über die Oberfläche

Das Fenster gliedert sich in drei Bereiche: die Seitenleiste links, die Topbar oben und den Arbeitsbereich in der Mitte.

3.1 Seitenleiste

Über die Seitenleiste erreichst du alle Bereiche: Dashboard, Kontakte, Gigs Booking, Kalender, Finanzen, Setlists, Verträge, Backup sowie die Einstellungen ganz unten. Die Leiste lässt sich schmaler klappen, um mehr Platz zu schaffen.

Globale Suche (Feld „Suchen …", Kürzel Strg+F): durchsucht Kontakte, Gigs, Rechnungen und Aktionen.
Benachrichtigungen (Glocken-Symbol): fällige nächste Schritte.
Dark-/Light-Umschalter (Sonnen-Symbol).
Sprache (DE/EN).
+ Neu (Quick-Add, Kürzel Strg+N): schnelles Anlegen von Gig, Kontakt, Rechnung usw.
Update: prüft, ob eine neuere Version verfügbar ist.
Hilfe: öffnet dieses Handbuch und weitere Hinweise.
Profil: dein Absender-/Firmenprofil für Dokumente.

4 Dashboard

Das Dashboard ist deine Startübersicht. Ganz oben zeigen vier Kacheln die wichtigsten Kennzahlen:

Gigs (nächste 30 Tage) – anstehende Buchungen.
Offene Forderungen – Summe unbezahlter Rechnungen.
Umsatz (laufendes Jahr) – bezahlte Einnahmen.
Kontakte – Anzahl deiner Kontakte.

Darunter folgen Blöcke für Nächste Aktionen (nach Fälligkeit aggregiert über Gigs, Kontakte, Rechnungen und Angebote), Nächste Gigs, Offene Rechnungen, Erinnerungen, Geburtstage, Backup-Status und Letzte Aktivität. Ein Klick auf eine Zeile springt direkt zum jeweiligen Datensatz.

5 Kontakte

Im Bereich Kontakte verwaltest du Kunden, Veranstalter und Locations zentral. Zu jedem Kontakt kannst du Stammdaten, Notizen und eine nächste Aktion erfassen.

Neuen Kontakt anlegen über „+ Neu" in der Topbar oder direkt im Kontaktbereich.
Der Reiter Gigs im Kontaktprofil zeigt die komplette Buchungshistorie; ein Klick auf eine Gig-Zeile springt zur Gig-Detailansicht.
Setze eine nächste Aktion (z. B. „Angebot nachfassen") mit optionaler Fälligkeit.

6 Gigs und Booking

Der Bereich Gigs Booking ist das Herzstück und in vier Reiter unterteilt: Pipeline, Liste, Kalender und Export.

6.1 Pipeline (Kanban-Board)

Jede Spalte entspricht einer Phase (z. B. Anfrage, Angebot, Bestätigt, Erledigt).
Gig-Karten lassen sich per Drag & Drop zwischen den Phasen verschieben – der Status wird automatisch gesetzt.
Über „+ Neuer Gig" je Spalte legst du einen Gig direkt mit passendem Status an.
Rechtsklick auf eine Karte öffnet ein Kontextmenü (Öffnen / Löschen). Doppelklick öffnet das Detail.

6.2 Liste

Die Listenansicht arbeitet als Master-Detail: links die Gig-Liste, rechts das Detail mit Status-Stepper, der Leiste „Nächste Aktion" und mehreren Reitern:

Notizen
Erinnerungen
Tech-Rider
Equipment
Medien

6.3 Kalender

Monat: Monats-Grid mit Schnell-Navigation, Monats-Zusammenfassung (Anzahl Gigs + Gesamt-Gage) und Status-Farblegende. Ein Klick auf einen leeren Tag legt einen neuen Gig an.
Gig-Balken lassen sich per Drag & Drop auf einen anderen Tag ziehen – das Datum wird aktualisiert.
Agenda: chronologische Liste, gruppiert nach Monat und Tag, mit Zeitraum-Filter; vergangene Termine werden ausgegraut.

6.4 Export

Über den Reiter Export gibst du Gig-Daten aus (z. B. für die Weiterverarbeitung oder Archivierung).

7 Nächste Aktion und Erinnerungen

Die „nächste Aktion" ist das zentrale Arbeitsprinzip. Sie steht als Leiste in jedem Detail-Panel von Gigs, Kontakten, Rechnungen und Angeboten.

Trage einen kurzen nächsten Schritt und optional ein Fälligkeitsdatum ein.
Mit „erledigt" wird der Schritt protokolliert und das Feld geleert.
Das aufklappbare Widget „Verlauf" zeigt alle erledigten Schritte; Einträge lassen sich bearbeiten oder löschen.
Fällige oder überfällige Aktionen erscheinen beim Programmstart – zusätzlich als native Desktop-Benachrichtigung.
Im Hintergrund prüft die App regelmäßig auf neu fällige Schritte; Intervall und Aktivierung stellst du in den Einstellungen ein.

In allen Listen (Gigs, Kontakte, Rechnungen, Angebote) kannst du über „Nur fällige Aktion" filtern.

8 Finanzen: Rechnungen und Angebote

Im Bereich Finanzen erstellst und verwaltest du Rechnungen und Angebote inklusive Zahlungsverfolgung.

Rechnungen und Angebote mit Positionen, Steuersatz (Standard 19 % MwSt.) und Zahlungsziel (Standard 14 Tage).
Zahlungsverfolgung: Teil- oder Vollzahlungen erfassen; der Status wechselt automatisch auf „teilweise bezahlt" (PARTIAL) bzw. „bezahlt" (PAID).
Auch Rechnungen und Angebote tragen eine nächste Aktion (z. B. „Zahlungserinnerung senden").
Offene Posten erscheinen auf dem Dashboard unter „Offene Rechnungen"; überfällige werden hervorgehoben.

Hinweis: Standardwerte wie Steuersatz, Zahlungsziel, Kilometerpauschale und Währung passt du in den Einstellungen an.

9 Verträge

Im Bereich Verträge verwaltest du Auftritts-Verträge und erzeugst daraus PDF-Dokumente mit deinem Logo. Verträge lassen sich mit Gigs und Kontakten verknüpfen.

10 Setlists

Unter Setlists planst du die Titelfolge deiner Auftritte und gibst sie als übersichtliches PDF aus – ideal als Ablaufplan für den Gig.

11 PDF-Dokumente

DJ-CRM erzeugt sechs Dokumenttypen als PDF: Rechnung, Angebot, Vertrag, Tech-Rider, Setlist und Aktivitäts-Report. Jedes Dokument nummeriert die Seiten („Seite X von Y") und kann dein Logo einbinden.

11.1 Logo einbinden

Im Profil-Tab unter „PDF-Logo" aktivierst du die Anzeige, legst die Größe (8–40 mm) und die Ausrichtung fest.
Ein eigenes Logo lädst du dort hoch; ohne eigenes Logo wird das Standard-Icon verwendet.

11.2 Aktivitäts-Report

Der Aktivitäts-Report fasst erledigte Schritte zusammen (Typ- und Zeitraum-Filter) und lässt sich als CSV oder PDF exportieren. Du öffnest ihn über die Dashboard-Sektion „Letzte Aktivität" > „Alle anzeigen".

12 Backup und Cloud

Der Bereich Backup schützt deine Daten.

Lokales Backup: jederzeit „Jetzt sichern"; das Dashboard zeigt den Backup-Status und wann zuletzt gesichert wurde.
Automatisches Backup: standardmäßig aktiv (täglich); alte Backups werden nach einer Aufbewahrungsfrist (Standard 30 Tage) aufgeräumt.
Cloud-Backup (optional): verschlüsselt (AES-256) und über den Dienst rclone in deinen eigenen Cloud-Speicher.

Empfehlung: Aktiviere zusätzlich zum lokalen Backup ein Cloud-Ziel, damit deine Daten auch bei einem Geräteausfall sicher sind.

13 Einstellungen

Die Einstellungen erreichst du ganz unten in der Seitenleiste. Wichtige Bereiche:

Profil: Absender-/Firmendaten für Dokumente sowie die PDF-Logo-Optionen.
Benachrichtigungen: Aktivierung und Intervall der Fälligkeits-Prüfung.
Finanz-Defaults: Währung, Steuersatz, Zahlungsziel, Kilometerpauschale.
Sprache: Umschaltung DE/EN (wirkt nach Neustart).

14 Globale Suche und Tastenkürzel

Die globale Suche in der Topbar durchsucht Kontakte, Gigs und Rechnungen sowie offene und erledigte nächste Aktionen. Ein Klick auf einen Treffer öffnet den Datensatz direkt.

Kürzel Funktion

Strg + F Globale Suche fokussieren

Strg + N Quick-Add-Menü öffnen (neuer Gig/Kontakt/…)

15 Daten, Datenschutz und Updates

Alle Daten werden lokal in einer SQLite-Datenbank gespeichert; nichts wird ohne dein Zutun übertragen.
Gelöschte Datensätze werden per „Soft-Delete" markiert und nicht sofort hart entfernt – das schützt vor versehentlichem Datenverlust.
Update-Prüfung: Über „Update" in der Topbar vergleicht die App ihre Version mit der aktuellen Online-Version und weist auf Neuerungen hin.

16 Support und Kontakt

Fragen, Feedback oder ein Problem? Schreib uns an contact@djcataclysm.com. Weitere Informationen und die jeweils aktuelle Version findest du unter djcataclysm.com.

Vielen Dank, dass du DJ Cataclysm – DJ-CRM nutzt!

Lizenzen und Drittanbieter-Software

Überblick

DJ Cataclysm – DJ-CRM ist proprietäre Software. Sie nutzt ausschließlich Open-Source-Komponenten, deren Lizenzen mit der kommerziellen, proprietären Weitergabe vereinbar sind. Für keine der eingesetzten Bibliotheken besteht eine Pflicht zur Offenlegung des Quellcodes von DJ-CRM.

Eingesetzte Open-Source-Software

Paket Lizenz Zweck

PySide6 LGPL v3 Qt / The Qt Company

SQLAlchemy MIT ORM / Datenbank

Alembic MIT DB-Migrationen

ReportLab BSD PDF-Erzeugung

Jinja2 BSD-3-Clause Templates

cryptography Apache 2.0 / BSD Verschlüsselung

icalendar LGPL v3 iCal-Export

vobject Apache 2.0 vCard-Import

qrcode MIT QR-Codes

Pillow HPND (PIL Fork) Bildverarbeitung

loguru MIT Logging

plyer MIT Desktop-Benachrichtigungen

keyring MIT Sichere Zugangsdaten

PyInstaller GPL v2 + Bootloader-Exception

App-Verpackung

rclone MIT Cloud-Backup (externer Prozess)

Hinweise zu einzelnen Lizenzen

LGPL v3 (PySide6, icalendar)

Die LGPL v3 erlaubt die Nutzung in proprietärer Software. Die Bedingungen sind erfüllt: Python bindet die Pakete dynamisch ein, sie können durch den Nutzer aktualisiert oder ersetzt werden (pip), und ihr Quellcode wird nicht verändert. Auf Qt / PySide6 (LGPL v3) wird in der App und in dieser Dokumentation hingewiesen.

Qt Licensing: https://www.qt.io/licensing/
LGPL v3: https://www.gnu.org/licenses/lgpl-3.0.html

PyInstaller – Bootloader-Exception

PyInstaller steht unter GPL v2, enthält jedoch eine ausdrückliche Ausnahme, die es erlaubt, den erzeugten Bootloader in Kombination mit anderen Programmen ohne Einschränkung zu verteilen. Die erzeugte Anwendung darf daher proprietär sein.

Pflicht-Lizenzhinweis

Dieses Produkt verwendet folgende Open-Source-Software:

Weitere Abhängigkeiten: siehe Tabelle in Abschnitt 2.

Lizenz der Anwendung

Kontakt: contact@djcataclysm.com